PRIVATE EVENTS: UN’OCCASIONE DI BUSINESS DA PRENDERE AL VOLO

Feste private, anniversari, compleanni, lauree, aperitivi, incontri di lavoro e cene esclusive sono solo alcuni degli eventi innovativi che vengono sempre più organizzati nei locali delle città italiane.

Oramai i Private Events che, per dimensione o caratteristiche, non possono essere organizzati in casa vengono sempre più organizzati in bar, discoteche, locali di tendenza, circoli o ristoranti. Si tratta, quindi, di un’opportunità commerciale allettante per i gestori dei locali in quanto utile per incrementare il flusso di clienti del locale, ma anche per ampliare il proprio ventaglio di servizi e offerte.

Feste private in casa come in America?
In Italia si preferisce il locale e negli ultimi anni si è moltiplicata la richiesta di feste private nei bar, club, discoteche, ristoranti, e circoli.

Si tratta, quindi, in una di quelle attività “di contorno” da inserire nella check list di iniziative da intraprendere per ampliare il fatturato del proprio locale, che completa la pratica guida degli “8 CONSIGLI PRATICI PER AUMENTARE GLI INCASSI E LA CLIENTELA DEL VOSTRO RISTORANTE“.

Per i più scettici abbiamo deciso di rispondere alle domande più comuni in caso si voglia organizzare nel proprio locale eventi privati – dai più classici ai più particolari – così da colmare ogni incertezza.

La legge consente di dedicare il locale, in tutto o in parte, a un evento riservato solo a determinate persone?

Finalmente la legge dà la possibilità a bar, ristorante o qualsiasi altro locale di trasformarsi – temporaneamente – in un luogo di aggregazione “privato” per il tempo necessario a svolgere un evento a inviti. Questo grazie alla direttiva CE 123/2006 (detta “Bolkestein”, dal nome del Commissario Europeo che ha seguito l’iter) e il Dlgs n. 59/2010 che ne ha attuato la direttiva nel nostro Paese. L’art 35 ha ammesso la possibilità di esercizio di più attività nello stesso locale, a condizione che siano tra loro “compatibili”; ovvero molto similari. Il gestore o il proprietario del locale può, quindi, affittare una parte o tutta la location per eventi privati anche riservati. Per “riservati” si intendono situazioni su invito, il contrario di ciò che si interpreta con “pubblico esercizio”.

E’ possibile vietare l’ingresso a chi non ha l’invito alla festa? Ma questa non è un’attività contraria al “pubblico esercizio”, che deve essere aperto sempre a tutti?

La risposta è giunta dalla legge n. 214/2011 che ha di fatto liberalizzato gli orari di apertura al pubblico degli esercizi. Questo cambiamento ha permesso di risolvere il “problema del pubblico esercizio”, riconoscendo al gestore la facoltà di scegliere l’orario di funzionamento che preferisce, o che meglio si adatta alle proprie scelte imprenditoriali. Dunque, l’esercente è libero di rimanere chiuso una o più giornate per dedicarle a un’attività di somministrazione rivolta solo ad una cerchia determinata di persone. Ma se invece decidesse, durante l’orario di apertura al pubblico, di affittare solo una sala o una parte del locale ad un evento privato non ci sarebbero norme che lo vietino.

Proprietario, gestore e
organizzatore dell’evento sono
tutti corresponsabili di problemi
sorti dentro o fuori il bar.

Ma quale modalità di affitto della sala o del locale sono previste?

Non esiste uno standard per regolare il rapporto economico tra l’organizzatore dell’evento e il gestore del locale. C’è chi fa pagare lo spazio in funzione della superficie occupata o al numero delle persone invitate, chi prevede con il pagamento di una “quota” la concessione dell’intero spazio, chi fa pagare un importo legato al tempo di occupazione della sala, chi, invece, concede gratis gli spazi in cambio dell’obbligo di avvalersi della struttura per quanto riguarda la somministrazione di alimenti e bevande o di altri servizi  e molti altri.

In breve, i primi passi essenziali che il gestore deve compiere:

• Chiedere al soggetto organizzatore una descrizione dettagliata dell’evento e del presumibile numero di partecipanti invitati. E’ bene conoscere perfettamente lo scopo per il quale un soggetto chiede di affittare degli spazi, per verificarne la legittimità rispetto alle leggi dello Stato.
• Sottoscrivere con l’organizzatore una scrittura privata per definire il costo dell’affitto degli spazi ma anche degli eventuali obblighi e responsabilità di ciascuna delle parti (vedere lo specchietto dettagliato “Patti chiari e … Scrittura Privata ovviamente!”)
• Definire il preventivo dei servizi da fornire e i relativi costi da far sottoscrivere all’organizzatore.
• In caso di installazione di impianti audio o di spettacoli musicali con dj o musica dal vivo, il gestore deve far eseguire ad un tecnico abilitato le misure fonometriche, così da presentare in comune il “Documento di previsione di impatto acustico“.
• Se si affitta l’intero locale, bisogna affiggere all’esterno della location uno specifico cartello orario dal quale risulti che per quella specifica giornata il pubblico esercizio rimane chiuso al pubblico.
• Dotarsi di polizza di responsabilità civile per danni a terzi causati sia nello svolgimento della propria normale attività, sia per danni a terzi causati sia nello svolgimento della propria normale attività, sia per danni a terzi causati a seguito dello svolgimento all’interno del locale di un’attività privata condotta da altri.

Patti chiari e … Scrittura Privata ovviamente!

Si consiglia di redigere una scrittura privata con l’organizzatore dell’evento per definire gli aspetti salienti dell’evento:

1. il tempo e il luogo dell’evento, lo scopo dell’affitto del locale, le persone dello staff richieste e il rispettivo ruolo, il numero di partecipanti, ecc.
2. la tipologia di servizi richiesti: se si tratta solamente di somministrazione di alimenti e/o bevande, se è preferibile il servizio buffet, catering service, ecc.
3. le caratteristiche di ciascun servizio: quantità, tipo di alimenti o bevande, ecc.
4. il costo di ciascun servizio e costo complessivo, con relative modalità di pagamento.
5. l’espressa liberatoria di responsabilità per eventuali danni causati a terzi partecipanti all’evento privato non riconducibili alla struttura o agli impianti del locale.
6. l’assunzione di responsabilità dell’organizzatore richiedente gli spazi per danni causati al locale dagli invitati.
7. ed infine, la fissazione di una cauzione per danni al locale eventualmente causati.

Questi ovviamente sono tutti suggerimenti che possono risultare particolarmente utili per aggiungere un nuovo volto al proprio locale allargando i servizi da offrire alla clientela, il cui unico limite è la fantasia e la voglia di fare.

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